Am Freitagabend im August, mit 50 Wohnmobilen in der Einfahrtsschlange und zwei erschöpften Rezeptionsmitarbeitern, zeigt der traditionelle Check-in all seine Grenzen. Der digitale Check-in ersetzt das Personal nicht: Er befreit es von wiederkehrenden Aufgaben, damit es sich auf die eigentliche Betreuung der Gäste konzentrieren kann.
Der Ablauf des digitalen Check-ins bei Ovvo Camping
- 172 Stunden vor der Ankunft: Der Gast erhält per E-Mail/SMS einen personalisierten Link zum Pre-Check-in-Portal.
- 2Das Portal fragt ab: Ausweisdokument (Foto), Daten der Begleitpersonen, Zustimmung zur Platzordnung und voraussichtliche Ankunftszeit.
- 3Automatische OCR: Das Dokument wird von der KI gelesen und die personenbezogenen Daten werden vorausgefüllt. Der Gast überprüft und bestätigt sie.
- 4Digitale Signatur: Zustimmung zum Aufenthaltsvertrag und zur Datenverarbeitung.
- 5Am Tor: Das System erkennt das Kennzeichen (ANPR) oder der Gast scannt einen QR-Code. Die Schranke öffnet sich.
- 6Alloggiati Web: Die Meldescheine werden automatisch erstellt und an die Questura übermittelt.
Was passiert, wenn der Gast den Pre-Check-in nicht durchführt?
Das System verweigert Gästen, die den Pre-Check-in nicht abgeschlossen haben, nicht den Zugang. Sie erhalten 24 Stunden vor der Ankunft eine automatische Erinnerung und werden bei ihrer Ankunft, sofern vorhanden, zum Schalter vor Ort geleitet oder schließen den Vorgang auf einem Tablet an der Rezeption ab. Kein Gast bleibt draußen.
Unterkünfte, die den digitalen Pre-Check-in einführen, berichten von einer deutlichen Verkürzung der Empfangszeiten. Die Daten unterscheiden sich je nach Unterkunft: Einige erreichen weniger als 2 Minuten pro Gast. Die Abschlussquoten vor der Ankunft hängen davon ab, wie und wann der Link versendet wird (SMS, E-Mail, WhatsApp) sowie vom Profil der Gäste.