Das Portal Alloggiati Web der Polizia di Stato ist das System, über das alle italienischen Beherbergungsbetriebe die Personalien ihrer Gäste innerhalb von 24 Stunden nach deren Ankunft melden müssen. Für einen Campingplatz mit 200 Stellplätzen in der Hochsaison bedeutet dies, täglich Dutzende Meldescheine hochzuladen. Wer dies manuell erledigt, weiß, wie langsam und fehleranfällig der Vorgang ist.
Wer ist zur Nutzung von Alloggiati Web verpflichtet?
Gemäß Art. 109 des T.U.L.P.S. sind folgende Betriebe zur Meldung verpflichtet: Hotels, Campingplätze, Ferienanlagen, Jugendherbergen, Agriturismi, B&Bs, Ferienwohnungen und jede Einrichtung, die Personen beherbergt (auch gelegentlich). Die Pflicht gilt für alle Personen, italienische wie ausländische Staatsbürger.
Was muss wann gemeldet werden?
- Vorname, Nachname, Geburtsort und Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Art und Nummer des Dokuments, Ankunftsdatum und voraussichtliches Abreisedatum.
- Meldung innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft (einige Polizeipräsidien verlangen eine Meldung innerhalb von 6 Stunden).
- Der Betrieb muss eine Kopie der Meldescheine mindestens 3 Jahre lang aufbewahren.
- Bei der Übernachtung unbegleiteter Minderjähriger gelten zusätzliche Pflichten.
Der manuelle im Vergleich zum automatischen Prozess
| Tätigkeit | Manuell | Mit Ovvo Camping |
|---|---|---|
| Eingabe der Gästedaten | Abschrift vom Personalausweis | Automatische OCR-Erfassung anhand eines Dokumentfotos |
| Ausfüllen des Meldescheins | Webformular im Portal Alloggiati | Automatisch ausgefüllt |
| Übermittlung an das Portal | Manueller Klick, einzeln für jeden Gast | Automatischer Batch-Versand bei jedem Check-in |
| Fehlerprüfung | Portalanzeige, schwer lesbar | In-App-Warnung mit Fehlerbeschreibung |
| Archivierung der Meldescheine | Manuell heruntergeladene PDFs | Durchsuchbares digitales Archiv, 10 Jahre |
| Geschätzte Zeit pro Gast | 4–8 Minuten | < 30 Sekunden |
Häufige Fehler und wie sie sich vermeiden lassen
- Falsches Land: Das Portal verwendet ISO-Ländercodes, die nicht immer mit den gebräuchlichen Ländernamen übereinstimmen. Die Software muss über ein aktuelles Verzeichnis verfügen.
- Dokumenttyp nicht zugeordnet: „Ausländischer Führerschein“ ist kein gültiger Dokumenttyp im Portal. Die Software muss den korrekten Typ übersetzen.
- Versand außerhalb des Zeitfensters: Einige Polizeipräsidien haben strenge Zeitfenster. Ein automatisches Wiederholungssystem ist daher wichtig.
- Minderjährige ohne Begleitperson: Das Portal verfügt über ein spezielles Feld, das anders ausgefüllt werden muss.
- Gäste reisen vor dem geplanten Termin ab: Die Abreisedaten müssen im Portal aktualisiert werden.
Die Sanktionen für eine unterlassene oder verspätete Meldung betragen gemäß Art. 17-bis T.U.L.P.S. € 206 bis € 413 für jeden nicht übermittelten Meldeschein. Im Wiederholungsfall kann das Polizeipräsidium den Betrieb vorübergehend schließen.
So funktioniert die Integration von Ovvo Camping
Wenn ein Gast den Check-in durchführt (persönlich an der Rezeption oder per Self-Service über die App), erledigt Ovvo Camping folgende Schritte: (1) Das Dokument wird per Kamera oder Scanner gelesen, (2) die Daten werden mittels OCR+AI extrahiert, (3) der Meldeschein wird automatisch im vom Portal geforderten Format ausgefüllt, (4) die Übermittlung erfolgt über die offiziellen APIs von Alloggiati Web. Das Personal sieht lediglich eine grüne Bestätigung oder eine zu bearbeitende Warnung.