Il contratto di prenotazione (o conferma di prenotazione) è un documento vincolante tra il campeggio e l'ospite. In Italia, si perfeziona con l'accettazione dell'ospite e il pagamento della caparra. Deve essere chiaro, in italiano (e in lingua se ospiti stranieri), e accessibile prima del pagamento.
Elementi obbligatori del contratto
- Dati del gestore: ragione sociale, P.IVA, sede legale.
- Dati dell'ospite: nome, cognome, indirizzo.
- Periodo del soggiorno: date precise di arrivo e partenza.
- Tipo di sistemazione: numero e tipo di piazzola/alloggio.
- Prezzo totale con dettaglio delle voci (piazzola, corrente, tassa di soggiorno, extra).
- Condizioni di cancellazione con scadenze e importi trattenuti.
- Regolamento interno o riferimento a documento separato.
- Informativa privacy (GDPR).
Policy di cancellazione: best practice
| Preavviso di cancellazione | Rimborso consigliato |
|---|---|
| Oltre 30 giorni prima | 100% (o trattenuta amministrativa € 20–30) |
| 15–30 giorni prima | 50% dell'importo totale |
| 7–14 giorni prima | 25% dell'importo totale |
| Meno di 7 giorni | 0% (nessun rimborso) |
| No-show | 0% (nessun rimborso) |
Offri un'assicurazione di cancellazione facoltativa (es. 5% del totale prenotazione): copre l'ospite per cause di forza maggiore e ti protegge da contestazioni. Diversi campeggi la includono come optional nel booking.