Il venerdì sera di agosto, con 50 camper in coda all'ingresso e due receptionist esausti, il check-in tradizionale mostra tutti i suoi limiti. Il check-in digitale non sostituisce il personale: lo libera dalle operazioni ripetitive per concentrarsi sull'accoglienza reale.
Il flusso del check-in digitale in Ovvo Camping
- 172 ore prima dell'arrivo: l'ospite riceve via email/SMS un link personalizzato al portale di pre-check-in.
- 2Il portale chiede: documento d'identità (foto), dati degli accompagnatori, accettazione del regolamento, orario di arrivo stimato.
- 3OCR automatico: il documento viene letto dall'AI, i dati anagrafici pre-compilati. L'ospite verifica e conferma.
- 4Firma digitale: accettazione del contratto di soggiorno e del trattamento dati.
- 5Al cancello: il sistema riconosce la targa (ANPR) o l'ospite scansiona un QR code. La sbarra si apre.
- 6Alloggiati Web: la schedina viene generata automaticamente e inviata alla Questura.
Cosa succede se l'ospite non fa il pre-check-in
Il sistema non blocca l'accesso agli ospiti che non hanno completato il pre-check-in. Ricevono un promemoria automatico 24 ore prima e, all'arrivo, vengono indirizzati allo sportello fisico se disponibile, o completano la procedura su un tablet in reception. Nessun ospite viene lasciato fuori.
Le strutture che adottano il pre-check-in digitale riportano una riduzione significativa dei tempi di accoglienza. I dati variano per struttura: alcune raggiungono meno di 2 minuti per ospite. Le percentuali di completamento pre-arrivo dipendono da come e quando viene inviato il link (SMS, email, WhatsApp) e dal profilo degli ospiti.